9 Febrero 2009
Administración del tiempo
Autor: José Luis García under: General; Habilidades Gerenciales; Productividad .
En lo que respecta a la productividad organizacional, se ha mencionado que aproximadamente el 30 % del tiempo de las personas, no se administra adecuadamente y por lo tanto se puede considerar un recurso perdido. Se mencionan varias causas que originan este desperdicio, entre las cuales podemos mencionar: llegar tarde; no hacer las actividades más importantes de cada función; por realizar mal el trabajo asignado y tener que repetirlo; por perder el tiempo en juntas mal administradas y muchas causas más. Si hacemos un cálculo superficial sobre el desperdicio del recurso “tiempo” de la gente que está considerada en la PEA (Población Económicamente Activa), vemos que representan centenares de millones de pesos perdidos diariamente. Ahora bien, desde el punto de vista personal ¿cómo podemos medir la pérdida de ese recurso que poseemos y que, cuando no lo usamos efectivamente, no se volverá a reponer? ¿lo podríamos medir solamente en unidades monetarias o deberemos medirlo por el “valor” personal-social-moral-emocional-intelectual de lo que perdemos cuando no aprovechamos adecuadamente cada hora, día o año de nuestra existencia? Lo más seguro, como dijo Bob Dylan, la respuesta está en el viento y seguirá flotando en él hasta que hagamos conciencia de ello.
Reflexionando sobre la administración del tiempo, conviene hacernos algunas preguntas, ¿de qué tiempo estamos hablando? ¿hablamos de administrar los cincuenta, treinta o veinte años que aun tenemos por delante? ¿hablamos de administrar bien el año que estamos viviendo o administrar mejor cada día que acudimos a trabajar?
Plan de vida personal.
Hablaremos primero de la administración de ese tiempo que representa la vida que aun nos queda por vivir. Como veremos más adelante, el proceso de administrar comienza con la actividad de planear. Así mismo, para planear (algunos le llaman planificar), debemos tener primero una visión de lo que queremos lograr con lo que estamos planeando. En nuestro caso, para planear nuestra vida, debemos invertir algo de tiempo para imaginar, soñar o representar mentalmente, la vida que queremos vivir en los años siguientes. Después, debemos describir y escribir en un sencillo enunciado, el propósito fundamental de nuestra vida o sea, la Misión personal. Posteriormente, es necesario identificar los objetivos más importantes con los que vamos a lograr nuestra misión, tanto en el largo como en el corto plazo. Finalmente, cada objetivo deberá ser soportado con un plan de acción que describa, el qué, el cuándo y el cómo vamos a alcanzar los objetivos de los cuales, cada uno de nosotros seremos responsables.
Administración del tiempo organizacional.
Ahora bien, cada persona que presta sus servicios a una institución o empresa, debe obtener el máximo provecho del tiempo del que dispone para colaborar eficazmente con los esfuerzos colectivos y lograr con ello, la misión de su empresa, organización o proyecto en el que trabaja.
“Administrar” es un proceso que se da en cuatro fases: planear, hacer lo que planeamos, revisar que lo que hicimos sea de acuerdo al plan y ajustar o corregir lo que no hicimos bien en el proceso.
Para podernos considerar personas efectivas, debemos hacer un buen uso de uno de los dos recursos más importantes con que disponemos las personas: nuestro tiempo. (El otro recurso es nuestra creatividad y/o nuestra inteligencia). Para utilizar el tiempo adecuadamente, S. Covey, en su libro: Los siete hábitos de la gente altamente efectiva, nos regala los siguientes consejos: en el 2º Hábito, Empezar siempre con un fin en mente. Esto significa, que debemos actuar siempre, después de que hemos aclarado nuestras ideas acerca de lo que queremos lograr con el tiempo con el que contamos y que estamos tratando de administrar de una mejor manera. En el 4º Hábito: Hacer primero lo primero. Significa diferenciar entre lo que es importante y urgente con respecto a las cosas que hay que hacer. También significa que debemos saber fijar prioridades, organizarlas y ejecutarlas de una manera disciplinada. En el 7º Hábito: Renovarse o “Afilar la sierra”. Significa que en nuestra vida, debemos hacer periódicamente, un “alto en el camino” para reflexionar en lo que estamos haciendo y preguntarnos ¿vamos bien y de acuerdo a lo que planeamos? Si vamos de acuerdo al plan, está bien pero si no, es mejor replanear el rumbo.
Los Cronófagos
Esta palabra poco común, proviene de dos raíces: cronos que significa tiempo y fagos comer. Los cronófagos son todas aquellas situaciones, personas o cosas que se comen nuestro tiempo y que causan nuestra improductividad. A decir verdad, uno de los mayores cronófagos podemos ser nosotros mismos cuando no asumimos una responsabilidad hacia nuestra vida; cuando no planeamos adecuadamente nuestro tiempo o cuando somos indolentes. Un buen inicio para mejorar la administración del tiempo es hacer un diagnóstico para identificar nuestros cronófagos. Probablemente encontremos que perdemos demasiado tiempo, leyendo e-mails. También podemos estar perdiendo el tiempo por las constantes interrupciones de nuestros compañeros de trabajo o porque nuestros colaboradores nos piden que tomemos por ellos las decisiones que les corresponden. Podemos descubrir que en nuestra compañía hay demasiadas juntas que no han sido planeadas o que, cuando si se planean, éstas no se conducen adecuadamente o que nunca se llega a ningún acuerdo productivo. Uno de los grandes cronófagos en las organizaciones es cuando socializamos en exceso: la amabilidad con los compañeros es necesaria para un buen trabajo en equipo, pero muchas personas usan ese pretexto para perder su tiempo y lo que es peor, hacerlo perder a otros. Junto con lo anterior, nosotros podemos propiciar la pérdida de tiempo cuando no sabemos o no queremos decir ¡No! a alguien que de manera imprevista nos interrumpe o nos pide cosas que no estaban planeadas llevarlas a cabo o que no son tan importantes como las que ya estamos llevando a cabo en ese momento.
Otro de los cronófagos que aquejan a muchas personas es la procrastinación que significa, demorar, aplazar o tardarse para hacer las tareas que nos corresponden; dejar para otro día las cosas y hacer de la morosidad un mal hábito que nos hace perder mucho tiempo y nos convierte en personas poco responsables y comprometidas con la empresa donde se trabaja. Este mal hábito también se puede entender como la “parálisis por análisis” ya que perdemos demasiado tiempo pensando o dándole vuelta a una decisión y por lo tanto no actuamos como deberíamos hacerlo.
Algunos trucos para combatir los cronófagos:
- Tener anualmente bien definidos los parámetros clave sobre los que se van a trabajar en la empresa y en nuestra área específica de responsabilidad. Definir los objetivos de mejoramiento y a cada uno de ellos, elaborarle un programa de acciones apoyándonos en una sencilla herramienta llamada 5W1H (por las palabras en inglés: what, why, when, where, who, how) y que se originó a partir de un poema de Rudyard Kipling que dice:
Tuve seis honestos sirvientes,
que me enseñaron todo lo que sé;
sus nombres son qué, por qué, y cuándo,
cómo, dónde y quién.
- Planear diariamente nuestro trabajo: hacer primero una lista de las actividades que debemos realizar en el día. Después hacer una priorización de todas ellas de acuerdo a dos criterios: urgencia e importancia. Enseguida, ejecutar de manera disciplinada las acciones de acuerdo a la prioridad que le dimos.
- Crear una cultura de trabajo donde se respete el tiempo de los demás. En muchas partes, creemos que por ser jefes podemos imponer a nuestros colaboradores los cambios de prioridad que se nos antojen sin ver que afectamos la productividad de toda la empresa. También es muy común que los jefes pedimos demasiados reportes que no tienen ninguna utilidad y simplemente los pedimos para recordar a los demás que nosotros somos los que mandamos. Recordemos que, si somos jefes, nuestro ejemplo será seguido por los demás.
- Reforzar el hábito de la puntualidad. Es mentira que los mexicanos o los latinos, no podemos ser puntuales. Ya hemos demostrado que si podemos serlo en muchas empresas no solo en nuestra región sino en otras partes del mundo.
- Mejorar el manejo de nuestras juntas o reuniones de trabajo: planearlas adecuadamente: quienes deben acudir, la agenda que se seguirá, el tiempo a invertir. Durante las juntas es necesario que haya un moderador y que se cumpla la agenda. Que todos los acuerdos a los que se llegue, siempre tengan un responsable que llevará a cabo las actividades pendientes, así como la fecha de cumplimiento.
Es obvio que si poco a poco vamos mejorando la administración de nuestro tiempo, podremos estar más sanos y ser más productivos y en consecuencia, nuestras organizaciones también lo serán.
En estos tiempos requerimos manejar al tiempo y que no sea él el que nos imponga tanta presión que en muchas ocasiones nos provocan, angustia, ansiedad, enfermedades y también llegar al extremo de provocarnos la muerte. Si administramos mejor el tiempo, tendremos oportunidades de convivir más con la familia y amigos y también podremos disponer tiempo para estudiar o adquirir más habilidades y competencias que nos hagan más empleables en la vida.